La normativa civilistica, fiscale, societaria e del lavoro prevede la tenuta obbligatoria delle scritture e dei libri contabili. La mancata o irregolare tenuta dei predetti documenti comporta quindi delle conseguenze sia dal punto di vista civilistico, che tributario e penale.

Come previsto dagli articoli 2709-2710-2711 del codice civile, l’imprenditore commerciale che non tiene regolarmente le scritture contabili ed i libri obbligatori “non può utilizzarle come mezzo di prova a suo favore”. Quanto all’efficacia probatoria dei libri e delle scritture contabili la dottrina ed i professionisti contabili sottolineano come la normativa civilistica ponga tre punti fondamentali:

• i libri e le scritture contabili fanno sempre prova contro l’imprenditore commerciale, individuale o societario che sia. In altre parole i terzi interessati possono utilizzarle come mezzo di prova contro l’imprenditore che le tiene;
• i libri e le scritture contabili non possono essere utilizzati nei rapporti con i «non imprenditori». In un eventuale dibattimento essi possono essere utilizzati solo come «elementi indizianti»;
• i libri e le scritture contabili possono costituire prova, a favore dell’imprenditore, solo nei rapporti fra imprenditori inerenti all’esercizio dell’impresa e purché vengano rispettate due condizioni:
• i libri siano bollati e numerati come previsto dalla legge;
• i libri siano conservati secondo le modalità previste dalla legge.

Dal punto di vista fiscale e tributario la mancata o irregolare conservazione dei libri e delle scritture contabili può comportare l’irrogazione di sanzioni amministrative che variano a seconda del tipo di irregolarità considerata. In particolare:

• se l’irregolarità è di scarsa rilevanza e non ostacola l’accertamento fiscale è prevista l’applicazione di una sanzione pecuniaria pari a 516 euro;
• se l’irregolarità comporta un’evasione di IVA e imposte sui redditi inferiore a 51.645,69 euro per esercizio (periodo d’imposta) le sanzioni variano da 1.032 a 7.746 euro;
• se l’irregolarità comporta un’evasione di IVA e imposte sui redditi superiore a 51.645,69 euro per esercizio (periodo d’imposta) le sanzioni variano da 2.065 a 15.493 euro.

Dal punto di vista penale la mancata o irregolare conservazione dei libri e delle scritture contabili viene equiparata all’occultamento o alla distruzione della contabilità, in particolare quando non consente la ricostruzione dei redditi e del volume d’affari ai fini IVA.
La pena prevista in questa fattispecie può variare dai 6 mesi ai 5 anni (articolo 10 del D. Lgs. 74/2000) a seconda del volume d’affari sviluppato.

Studio Frisacco resta a disposizione per ulteriori e migliori chiarimenti.