L’articolo 21, comma 3, quarto periodo, del D.P.R. 633/1972, dispone espressamente in capo al soggetto passivo l’obbligo di assicurare gli specifici requisiti dell’Autenticità dell’origine (A), dell’integrità del contenuto (I) e della leggibilità della fattura (L) dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.

In particolare i requisiti prevedono:

• Autenticità dell’origine (A): con l’espressione “autenticità dell’origine” si intende che l’identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell’emittente della fattura deve essere certa.
• Integrità del contenuto (I): con l’espressione “integrità del contenuto” si intende che il contenuto della fattura e, in particolare, i dati obbligatori previsti dall’articolo 21 del D.P.R. 633/1972, non possano essere alterati.
• Leggibilità (L): con l’espressione “leggibilità” si intende che la fattura deve essere resa leggibile per l’uomo, conformemente a quanto previsto dalle note esplicative della Direttiva 2010/45/UE, secondo le quali la leggibilità della fattura elettronica è soddisfatta se:
  – il documento e i suoi dati sono resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile per l’uomo su schermo o tramite stampa;
  – è possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato.

L’articolo 21 sopra citato, pur richiedendo che il soggetto passivo assicuri la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione, non individua le modalità idonee a garantire la leggibilità della fattura.

La norma rimette in pratica al soggetto emittente l’utilizzo della tecnologia ritenuta più idonea a garantire i requisiti di autenticità e integrità, richiamando a titolo esemplificativo:

– i sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile;
– la firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente;
– i sistemi EDI (Electronic Data Interchange) di trasmissione elettronica dei dati;
– le altre tecnologie non specificate, lasciate alla discrezionalità del soggetto passivo.

Con riferimento al requisito della leggibilità, occorre richiamare il contenuto delle note esplicative, che prescrivono la disponibilità, per tutto il periodo di archiviazione, di un visualizzatore adeguato e affidabile del formato elettronico delle fatture.

A tale fine, si rappresenta che la fattura può essere resa leggibile anche solo in sede di accesso, ispezione o verifica da parte degli organi accertatori, prescrivendo il legislatore esclusivamente l’obbligo di dotarsi della strumentazione idonea a rendere il formato comprensibile per l’uomo.

Le stesse note precisano, inoltre, che la leggibilità di una fattura elettronica, dal momento dell’emissione al termine del periodo di archiviazione, può essere garantita in qualsiasi modo, con l’avvertenza, tuttavia, che la firma elettronica avanzata e la trasmissione elettronica dei dati di cui all’articolo 233, paragrafo 2, della Direttiva 2006/112/CE non sono di per sé sufficienti per assicurare la leggibilità.

Studio Frisacco resta a disposizione per maggiori chiarimenti ed assistenza.