La Convenzione dell’Aja, recepita in Italia con la legge di ratifica del 16 ottobre 1989 n. 364, stabilisce all’art.2 lett. C: ”Il Trustee è investito del potere e onerato dell’obbligo, di cui deve rendere conto, di amministrare, gestire o disporre beni secondo i termini del trust e le norme particolari impostegli dalla legge”.
Inoltre la maggior parte delle leggi regolatrici prevedono lo stesso tipo di obblighi in capo al trustee a favore dei beneficiari del trust.
Per ottemperare a tale obbligo di legge, il Trustee deve tenere una regolare contabilità di tutte le operazioni economico-finanziarie che si possono verificare durante la vita di un Trust.
Le tipologie di transazione finanziaria che possono emergere durante un periodo considerato della vita di un Trust sono molteplici. A solo titolo di esempio ci possono essere entrate da canoni di locazione, da interessi o da dividendi. Alcune spese possono essere pagate, in riferimento alle locazioni, oppure riguardare l’amministrazione del Trust o degli assets del trust. Possono verificarsi vendite di beni, come titoli o immobili, da cui possono derivare guadagni o perdite per il Trust oppure possono verificarsi distribuzioni a favore dei beneficiari. Tutte queste transazioni devono essere registrate dal Trustee in modo tale da consentire una chiara informativa per le terze parti interessate.
In sintesi gli scopi della tenuta della contabilità di un trust sono i seguenti:
- mantenere una registrazione accurata della storia degli assets che appartengono al fondo in Trust;
- permettere al Trustee di effettuare periodicamente e regolarmente i propri rendiconti;
- permettere al Trustee stesso, ai beneficiari e ai loro consulenti, di comprendere la situazione finanziaria del Trust ed il relativo andamento economico;
- predisporre le dichiarazioni fiscali in modo accurato, fornendo ai beneficiari le informazioni su come sono state calcolate le imposte.
Il sistema contabile usato e raccomandato in ambito internazionale dalla STEP (Society of Trust and Estate Practitioners), per le registrazioni dei Trust è quello della tenuta della contabilità con il metodo della partita doppia.
Nella best practice inglese, e generalmente in tutti i Paesi del modello internazionale Trust aderenti al Commonwealth, il bilancio dei Trust deve comporsi essenzialmente dei seguenti tre documenti elaborati tramite il metodo della partita doppia:
- il prospetto di «Income and Expenditure Account»;
- il prospetto di «Balance Sheet»;
- il prospetto di «Capital Account».
Vediamoli nel dettaglio.
Il prospetto di «Income and Expenditure Account» descrive le entrate e le uscite sostenute dal Trustee, a valere sul fondo in Trust, durante il periodo amministrativo. Il saldo al termine del periodo potrà presentare una eccedenza delle entrate sulle spese sostenute, oppure un deficit, se le spese hanno superato le entrate.
Il prospetto di «Balance Sheet», invece, è il classico prospetto di bilancio (lo stato patrimoniale) che rappresenta la fotografia del Trust ad una determinata data e che di norma è fissato alla fine del periodo amministrativo, coincidente in Italia con il 31/12 di ogni anno.
Oltre ai documenti appena descritti, il bilancio annuale del trust deve essere corredato da altri prospetti di «Capital Account»: il Synopsis, l’Accumulation account, il Distribution account e l’Investment Schedule. Tali documenti sono di natura extra contabile e quindi redatti in forma libera.
- Il «Synopsis» è un prospetto di sintesi che contiene le informazioni principali sul trust come il nome del Trustee, l’individuazione dei beneficiari, i benefici assegnati o da assegnare, la tipologia di trust, il nome del guardiano, ecc.
- Nell’«Accumulation account» viene evidenziato l’ammontare delle risorse portate in accumulo in ciascun periodo quando i frutti o una parte di essi, in base all’atto di Trust, viene accumulata e non distribuita ai beneficiari.
- Il «Distribution account » è il prospetto che rileva ogni anno come sono avvenute le distribuzioni di reddito o di capitale ai beneficiari. Si tratta di un prospetto essenziale anche per valutare le conseguenze fiscali della distribuzione.
- L’«Investment schedule» mostra l’ammontare nominale, la descrizione e i valori delle quote di investimento (è un inventario). Registra inoltre le disposizioni che hanno impattato sugli assets, i guadagni e le perdite, la situazione finale e i redditi.
La complessità della tenuta della contabilità e della redazione dei prospetti di bilancio hanno come conseguenza che il compito del Trustee debba essere svolto da professionisti seri e competenti in materia contabile, giuridica e fiscale.
Restiamo a disposizione per chiarimenti ed assistenza.
Studio Frisacco
