Tra le novità più significative previste nella Legge di Bilancio 2025, a partire dal 1° gennaio 2025, vi sono sicuramente quelle relative alla gestione fiscale delle spese sostenute dai lavoratori dipendenti nel corso delle trasferte o missioni effettuate per conto dei datori di lavoro. Operativamente sarà necessario rivedere le policy relative alle trasferte e ai rimborsi spese. Nello specifico i commi da 81 a 86 dell’art. 1 della Legge n. 207/2024 introducono specifiche limitazioni sulla deducibilità di alcune spese connesse alla trasferta sia per i lavoratori subordinati che autonomi.
A partire dal periodo di imposta 2025, i lavoratori dipendenti che effettueranno trasferte o missioni, all’interno o all’esterno del perimetro del comune ove insiste il luogo di lavoro, potranno non includere nel reddito imponibile le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, questi ultimi effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea quindi anche Taxi o NCC, rimborsate dal datore di lavoro, solo se i pagamenti saranno stati eseguiti mediante carte di credito, bancomat, prepagate, applicazioni per pagamenti, assegni bancari e circolari. Ne consegue che non sarà sufficiente per il lavoratore rendicontare gli importi su una semplice modulistica messa a disposizione dell’azienda ma dovrà necessariamente provare la tracciabilità degli stessi.
Qualora la spesa sia effettuata in contante, e richiesta a rimborso, la conseguenza sarà l’assoggettamento a prelievo fiscale e contributivo al pari di qualunque altra somma corrisposta al lavoratore. E’ da notare come non si modifica la diversa regolamentazione fiscale delle trasferte avvenute fuori dal comune rispetto a quelle all’interno del comune salvo, come anzidetto, per la tracciabilità di alcune di esse. Infatti, continua a poter esser riconosciuta l’indennità forfetariamente determinata, entro le soglie indicate nel Testo Unico (art. 51 comma 5), per le trasferte extra comunali mentre saranno totalmente imponibili le indennità o i rimborsi, salvo quelli per rimborso viaggio e trasporto documentate adeguatamente e tracciate, quelle sostenute nel perimetro del comune.
In relazione alla documentazione delle spese di viaggio l’innovazione, introdotta dal art. 3 c. 1 lett. b D.Lgs. n. 192/2024, consente oggi al lavoratore di evitare di presentare documenti dettagliati emessi dal vettore purché però le spese siano sostenute con mezzi tracciabili e comprovate. Non si modifica nemmeno l’indicazione della necessaria esposizione sul Libro Unico del Lavoro di tutte le somme corrisposte al lavoratore anche se erogate a titolo di rimborso dei costi sostenuti nell’interesse del datore di lavoro.
La legge di Bilancio 2025 cambia le regole per le spese di trasferta anche per i lavoratori autonomi, modificando l’art. 54 TUIR, sulla determinazione del reddito di lavoro autonomo.
Dal 1° gennaio 2025 le spese relative a prestazioni alberghiere, di somministrazioni di alimenti e bevande nonché di viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, addebitate analiticamente al committente, nonché i rimborsi chilometrici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili se i pagamenti sono sostenuti medianti sistemi di pagamento tracciabili.
Accumuna, i dipendenti e gli autonomi la riconduzione, nel caso in cui non si abbia cura di effettuare i pagamenti nel rispetto delle previsioni normative, delle somme erogate a reddito di lavoro subordinato o autonomo con un conseguente aumento dei costi per i lavoratori e, per datori di lavoro o committenti, l’impossibilità di dedurre i costi sostenuti. Proprio su questo ultimo aspetto si evidenzia come il legislatore sia intervenuto anche modificando l’art. 95 TUIR (Spese per prestazioni di lavoro sostenute dalle imprese) disponendo appunto che la deducibilità dei costi sarà condizionata al ricorso a metodi di pagamento tracciabili.
Diventa necessario un rigoroso controllo della documentazione prodotta dai lavoratori oltre che una precisa formazione di tutti i soggetti potenzialmente coinvolti.
Con il medesimo intento di frenare comportamenti volti all’evasione fiscale, la legge di Bilancio 2025 interviene anche sull’art. 108 TUIR (spese di rappresentanza) disponendo che esse saranno deducibili dal reddito di impresa solo se le stesse sono state sostenute con modalità tracciabili. Non viene intaccato il requisito sostanziale che ammette la deducibilità ovvero che la spesa sia inerente all’attività di impresa.
